2019-02-07 Referat

Referat for styremøte den 07. februar 2019 kl 09:15 på AWK

Formaliteter

Sak 15/2019: Godkjenning av referat

Godkjent

Sak 16/2019: Godkjenning av dagsorden

Godkjent

Orienteringssaker

Sak 17/2019: Møter og gjort siden sist

• Lederpar: Mail! Skal krangle litt.
• Bokskap: Hatt møte, hengt opp lapper og skal klippe i dag.
• Sosialt: Skrevet erfaringsnotat fra hytteturen.
• KK: Gjort rådataen tilgjengelig, har stengt halvparten av skjemaene så teknisk sett så kan folk gå inn og svare men fristen ble annonsert.
• Web: Jobbet med ny nettside.
• PR: Pr for generalforsamling, snakket om klistremerker og kaffekanner.
• MNSU:
• Annet? Elise vil ha kredittkort. Trenger penger til å kjøpe kaffekanne.

Sak 18/2019: Oppdatere wiki på de forskjellige vervene

• Noen av wiki-sidene ser utdaterte ut, viktig med god erfaringsoverføring.
• https://docs.google.com/document/d/1ZShZmF89Oc8UgKsBcJrZwgAJ0CUaWFKhmYaonS7PxBo/edit

Diskusjonssaker

Sak 19/2019: Generalforsamling og allmøte 20.feb

• https://drive.google.com/open?id=1V8hqllmMpZtQJkyeHkI9qqn8gOy_ivzR_pE4ORY7o-Q
• Vedtektsendringer(arbeidsgruppe) Jeanette og Henrik og Elise kan være med i arbeidsgruppen. Si fra om noen har innspill.

Sak 20/2019: Kursevaluering

• Hva mer kunne vi tenkt oss på den?
• Hvordan kan vi evt. gjøre den enklere å gjennomføre?

Saken flyttes til neste uke.

Sak 21/2019: Vinnere kk-h2018

• Trekke 10 vinnere

Trukket ti vinnere.

Sak 22/2019: Foreningene har møte med ledelsen

• ** Støtteordning IFI (lagt til av Andreas)**
  • Sist møte var det snakk om at ifi skulle se på muligheten om å opprette en stønadsordning for ifi foreningene, der ifi kunne støtte fagligsosiale arrangementer.
  • Instituttet skulle komme med grunnlaget for denne ordningen innen tre uker, altså 8. november. Det skjedde ikke.
  • Jeg tok kontakt med ifi den 12. November for oppfølging, og fikk da beskjed om at Instituttet arbeider med utforming av mandatet, og en kunne ikke forventet at dette var på plass før nyåret.
  • Jeg etterspurte at instituttet skulle sende ut en mail til alle foreningene om at de ikke ville opprettholde den satte tidsfristen, og forklare hvorfor. Dette fikk jeg aldri noe klart svar på.
  • ** Det som jeg vil da opp:**
    • Få en oppdatering på støtteordningen for ifi foreninger.
• ** Oppfølging av oppfølging av saker ** (lagt til av Andreas)
  • Det var en sak på forrige møte om det var manglende oppfølging fra instituttet sin side på flere saker og det var ønskelig med konkrete tiltak for å forbedre dette.
  • Det var ble også gjort et poeng om at foreningene ikke fikk nok kommunikasjon om hvor og hvorfor saker stopper opp i systemet.
  • Det ble enige om å sette tidsfrister på enkelte saker, slik at de skulle bli lettere å følge opp.
  • Det som jeg vil da opp:
    • Si tydelig ifra om at ifi må holde tidsfristene som en blir enige om. På den aller første saken som vi setter en slik tidsfrist på velger instituttet å se vekk fra tidsfristen uten å informere foreningene om hvorfor. Selv etter at de får forespørsel om å sende ut en slik mail.
    • Vi kan også oppfordre instituttet til utarbeide noen konkrete tiltak for forbedring av kommunikasjon, da studenttiltakene tydeligvis ikke fungerer godt arbeidsflyten hos instituttet.

Oppsummering

Sak 23/2019: Eventuelt

Foreningsdagen: Jeanette og Henrik står en time hver. Kari og Ingeborg skal stå på stand. Enighet om å ha rød logo på klistremerker.

Sak 24/2019: Avslutningsvis

• Hva hver gruppe skal gjøre til neste gang