Håndtering av varslingssaker

Når du skal undersøke en varslingssak, er det viktig at du gjør deg godt kjent med disse retningslinjene. SiO Foreninger kan bistå med alle ledd i prosessen av å håndtere varslingssaker. I dette dokumentet får du generell informasjon, du kan lese om hva du ikke skal gjøre, og du vil få en steg-for-steg gjennomgang av hvordan varslingssaker skal følges opp på en rettferdig måte som ivaretar alle involverte.

Innhold

Håndtering av varslingssaker

Kort oppsummert

Alle henvendelser skal tas på alvor og håndteres i tråd med disse retningslinjene.
Varslingssaker er krevende både for de som varsler, de som blir varslet om, og de som skal følge opp varselet. Det er viktig å skrive gode referater, gi begge parter mulighet til å gi motsvar til det den andre har sagt (kontradiksjon), hente inn den informasjonen man kan uten å gjøre større skade (utredningsplikt), samt å vurdere flere muligheter til løsning ut ifra hver enkelt saks alvorlighetsgrad.
Både varsler og omvarslede skal møtes med respekt, og bli ivaretatt. Informer alle parter om muligheten til å snakke med noen i Livssyntåpent samtalesenter, eller en rådgiver eller psykolog hos SiO Helse.
Alle varslingssaker skal behandles konfidensielt da man har taushetsplikt. Det betyr at identiteten til varsler og den/de det er varslet om ikke skal gjøres kjent for flere enn det som er nødvendig for den videre behandling av saken. Saken kan heller ikke diskuteres med andre enn de som behandler varselet og eventuelt ansatte med taushetsplikt hos SiO Foreninger.
De som behandler et varsel skal gjøre sitt for å forhindre gjengjeldelse. Det betyr at varsler ikke skal oppleve trusler, å bli ekskludert etc, fordi hen har varslet.
Ved anonyme varsler skal man undersøke saken så langt det lar seg gjøre.
SiO Foreninger kan bistå i hele prosessen fra varselet er kommet inn, til saken er konkludert.
Konkluderes det med at det har vært kritikkverdige forhold kan varslingsutvalget ilegge sanksjoner.
Om en av partene mener at det er gjort feil i prosess eller at sanksjonen ikke står til forholdene kan man klage på vedtaket.

Til deg som skal følge opp saken

Vurder behovet for umiddelbare tiltak. Er dette så alvorlig og/eller påvirker foreningsmiljøet i en slik grad at man må gjøre noe her og nå? Da kan man vurdere midlertidig utestengelse til saken er ferdig behandlet.
Vurder egen habilitet. Ta kontakt med SiO Foreninger dersom du har behov for hjelp til å vurdere dette. Se også egne etiske retningslinjer for vurdering av habilitet.
Utarbeid en tidsplan som beskriver prosessen og tidsaspektet i oppfølgingen av saken.
Hold deg nøytral – ikke konkluder på forhånd eller underveis – vær objektiv.
Taushetsplikten er viktig i håndteringen av varslingssaker. Vurder derfor nøye hvor mye informasjon som bør gis til andre styremedlemmer underveis og i etterkant av saken, for å opprettholde et godt foreningsmiljø. Drøft dette eventuelt med de saken gjelder.
Dokumenter all aktivitet i saken.

Mediehåndtering

Husk at du har taushetsplikt og ikke kan uttale deg om varslingssaker i media.
Avklar med styreleder eller nestleder, og eventuelt SiO Foreninger om hvem som uttaler seg til presse og hvilken informasjon som kan gis ut om dette blir aktuelt.

Hva skjer når vi får et varsel

Varsler kan komme til SiO Foreninger. Ansvarlig rådgiver til ringe den i foreningen som er ansvarlig for håndtering av varslinger. Hvis vedkommende ikke er tilgjengelig ringes styreleder. Varsler kan også mottas over mail eller muntlig.
Man oppretter et varslingsutvalg som skal bestå av leder og nestleder. Dersom en av dem er involvert i varselet, tiltrer den økonomiansvarlig utvalget i deres sted. Dersom flere er involvert, tiltrer andre styremedlemmer med bistand av SiO foreninger.
Varslingsutvalget har taushetsplikt, med unntak av å følge opp saken videre i relevante organer slik som UiO og til SiO foreninger.
Dere som skal behandle varselet kan ta en prat med rådgiver i SiO Foreninger om sakens alvorlighet, og går gjennom retningslinjene for så å legge en plan for videre behandling. Noen foreninger er store, og vil kunne håndtere mesteparten av prosessen selv. Andre foreninger, uavhengig av størrelse, kan ha behov for tettere oppfølging.
SiO Foreninger vil ta kontakt etter en stund for å sikre at saken er behandlet.
Det er studentforeningens vedtekter, retningslinjer og varslingsutvalg som legger føringene for sakens konklusjon og utfall. SiO Foreninger gir kun studentforeningene råd.
Varsler skal ha bekreftelse på at varslingen er mottatt så snart som mulig, og helst innen det har gått en uke.
Innkalling til møtet om saken kommer innen rimelig tid.

Innkalle til møte

Varslingsutvalget må utrede og undersøke varselet som har kommet inn. I den forbindelse skal begge parter kalles inn til hvert sitt møte. Informer om hvem som stiller i møtet fra studentforeningen og eventuelt SiO Foreninger. Navn og hvilke roller de vil ha i møte.
Først inviteres varsler. Skriv i invitasjonen at hen kan ha med seg en støtteperson, for eksempel en venn eller Studentombudet. Oppsummer varselet slik dere har forstått det, og still kontrollspørsmål til varsler om dette er riktig. Spør deretter om vedkommende har noe å utdype eller legge til. Fortell deretter om prosessen videre: hva dere tenker å gjøre og når. Det er viktig å følge opp varsler underveis i prosessen. Gi den som varsler en kontaktperson blant dere. En av dere skal skrive referat i møtet. Hen sender referatet til varsler som kan gi innspill.
Før innkallingen sendes til den det varsles mot bør en i varslingsutvalget ha en samtale med vedkommende om at det kommer en innkalling.
Omvarslede innkalles til eget møte. Skriv i invitasjonen at hen kan ha med seg en støtteperson, for eksempel en venn eller Studentombudet. Vurder om omvarslede bør få oversendt varselet før møtet, eller om vedkommende får en kortere oppsummering. I møtet informeres omvarslede i sin helhet om varselet. Hensikten med møtet er å høre omvarsledes opplevelse av hendelsen(e) nevnt i varselet. Still kontrollspørsmål underveis for å sikre at dere forstår hva hen formidler. Be omvarslede utdype ved behov. Avslutt møtet med å fortelle om prosessen videre: hva dere planlegger å gjøre og når. Det er viktig å følge opp omvarslede underveis i prosessen. Gi hen en kontaktperson blant dere. En av dere skal skrive referat i møte. Referatet sendes til varsler og omvarslede for innspill.
Tenk over tid og sted for disse møtene. For eksempel bør ikke en slik møteinnkalling sendes rett før helgen, og tenk over hvilke møterom som kan egne seg.
Både varsler og den omvarslede har krav på å få ha med seg en støtteperson under samtalene. Gi beskjed om dette slik at de har anledning til å få med seg noen om de ønsker.

Gjennomføring av møter

Møte med varsler

Informer om:
- Saksgang og videre håndtering av saken.
- Taushetsplikt. Saken vil bli håndtert konfidensielt, og kun de som skal håndtere saken vil bli orientert.
- Omvarsledes rett til kontradiksjon. Vedkommende vil få mulighet til å fortelle sin side av saken, og vil få vite varselets innhold. Som regel vil også vedkommende ha rett til å vite hvem som har varslet, men vedkommende vil få beskjed om å ikke utsette den som varsler for gjengjeldelse.
- At vitner eller andre nøkkelpersoner kan bli innkalt til samtale som del av foreningens undersøkelses- og utredningsplikt.
- Det vil bli skrevet referat fra møtet. Varsler skal få tilsendt referatet for kommentarer/innspill. Referatet skal sendes på en skånsom måte slik at det ikke kommer på avveie.
Gi varsler mulighet til å fortelle sin opplevelse av saken. Spør hva varsler har gjort med saken, og eventuelt hvem er informert om hendelsen(e).
Bevar nøytralitet i møtet - ikke konkluder.
Ha fokus på hva som har skjedd:
- Be om konkretiseringer.
- Avklar tid og sted for hendelser.
- Unngå ledende spørsmål.
- Spør om eventuell dokumentasjon (SMS, e-poster, bilder, brev ol.).
- Finnes det eventuelt vitner.
- Anerkjenn at dette kan være vanskelig for varsler.

Møte med den det varsles mot

Informer om:
- Varselets innhold
- Retten til kontradiksjon
- Fremgangsmåte for håndtering av saken og forsvar saksbehandling
- Taushetsplikt. Saken vil bli håndtert konfidensielt, og kun de som skal håndtere saken vil bli orientert.
- At vitner eller andre nøkkelpersoner kan bli innkalt til samtale som del av varslingsutvalgets undersøkelses- og utredningsplikt.
- Det vil bli skrevet referat fra møtet. Den som blir varslet om skal få tilsendt referatet for kommentarer/innspill. Referatet skal sendes på en skånsom måte slik at det ikke kommer på avveie.
Gi den omvarslede mulighet til å fortelle sin versjon av saken.
Bevar nøytralitet i møtet - ikke konkluder.
Ha fokus på hva som har skjedd:
- Unngå ledende spørsmål.
- Spør om eventuell dokumentasjon (SMS, e-poster, bilder, brev ol.).
- Finnes det eventuelt vitner.
- Anerkjenn påkjenning det kan være å bli varslet mot og vurder pauser underveis i møte. Informer om mulighet til å kontakte SiO Helse eller Livssyntåpent samtalesenter for støtte.
Anbefal vedkommende å ikke kontakte varsler om saken da dette kan oppleves som gjengjeldelse.
Vurdere om det bør settes av tid til nytt møte allerede i første samtale.

Avslutning av sak og videre oppfølging

Medienes interesse og din håndtering av denne

Husk at du har taushetsplikt og ikke kan uttale deg om varslingssaker i media og sosiale medier.
Avklar med styreleder, og eventuelt SiO Foreninger om hvem som uttaler seg til presse og hvilken informasjon som kan gis ut om dette blir aktuelt.

Avslutning av saken

Vurder om det er kommet nye opplysninger underveis som den omvarslede skal få mulighet til å gi tilsvar på.
De som behandler varselet skal ikke innta rollen som etterforskere, men de skal sikre at de har snakket med alle involverte parter, gått gjennom dokumentasjon og gjort det de kan i saken før de konkluderer.
Behandlingen av saken skal dokumenteres skriftlig, kun tilgjengelig for relevante parter og kun så lenge det er nødvendig, og det skal konkluderes hvorvidt det har skjedd kritikkverdige forhold.
Partene i saken har rett til å vite konklusjonen i varslingssaken.

Videre oppfølging

Styret i foreningen har ansvar for å iverksette nødvendige tiltak for å gjenopprette et forsvarlig foreningsmiljø. Vurder om det er behov for bistand fra SiO eller eksterne aktører i den forbindelse.
Selv om konklusjonen er at det ikke har skjedd alvorlig kritikkverdig forhold som gir grunnlag for formell reaksjon, vil varslingsutvalget kunne følge opp saken overfor den omvarslede og påpeke at slik adferd ikke må gjenta seg.
Dersom konklusjonen fra varslingssaken er at det har skjedd kritikkverdige forhold som kan innebære brudd på vedtekter og retningslinjer, skal varslingsutvalget vurdere om det er grunnlag for sanksjonering eller ekskludering fra foreningen.
Sanksjoner som kan ilegges av varslingsutvalget:
- En skriftlig eller muntlig advarsel
- Midlertidig utestengelse
- Fratredelse fra verv
- Permanent utestengelse
- Ekskludering fra foreningen og dens fra arrangementer
Om partene i saken mener det er gjort feil i saken eller at sanksjonen ilagt ikke står i forhold til hendelsen kan de klage inn vedtaket. Mener man det er gjort feil i saken vil klagen gå til varslingsutvalget. Om de ikke finner feil, men partene ikke er enig i vurderingen, er det resterende styre som ikke sitter i varslingsutvalget som skal vurdere klagen. Er det fortsatt uenigheter er siste klageinstans generalforsamlingen.

Hva du ikke skal gjøre

Varslingsutvalget må undersøke varselet og forsøke å belyse hendelsen etter beste evne. Det betyr derimot ikke at man skal være detektiv. Det er grenser for hva man har grunnlag for å spørre andre om og hvor mange man kan involvere i saken.
Varslingsutvalget er heller ikke politi eller påtalemyndighet. Viser det seg at varselet handler om brudd på norsk lov skal man melde hendelsen til politiet og det er da politiet som skal etterforske og konkludere i saken. Foreningen kan etter en konklusjon fra politiet følge opp saken overfor den omvarslede og påpeke at slik adferd ikke må gjenta seg eller ilegge andre sanksjoner.
Er du med i behandlingen av varselet skal man etter beste evne sørge for at parter i saken føler seg ivaretatt. Du har derimot ikke ansvar for å være deres støtteperson eller psykolog. Du har ansvar for å henvise til noen som kan ivareta de som er involvert i saken, men skal ikke nødvendigvis være den som de lener seg på. Dette kan også gjøre objektivitet krevende. Både SiO psykisk helse og Livssyntåpent Samtalesenter på UiO har profesjonelle samtalepartnere som alle involverte parter i en varslingssak kan be om å få snakke med.

Fagutvalget

ved Institutt for informatikk